电子邮件的时间管理技巧

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朋友、同事、客户都告诉我,他们遇到的一个最大的问题之一就是管理他们信息过载的电子邮件。他们说,每个人都想从自己这里得到一些信息,因此,他们被大量电子邮件所困扰。你也在这里面挣扎吗?如果是的话,这里有一些小技巧,可以帮你在阅读和接收电子邮件的过程中节省一些时间。

1. 限制工作时处理个人邮件

不错,这看起来是个很难接受的方法,但这会帮助你关注重点工作,这样你可以优先完成你手头上的工作,剩下的时间就都由你自己分配了。

2. 使用垃圾邮件过滤工具

你的老板或者ISP可能已经购买了相应的软件,不过如果你使用的是自己的邮件系统,那么你需要一个垃圾邮件过滤工具以帮助你尽可能减少不需要的电子邮件。

3. 使用文件夹来存储电子邮件

收件箱不是用来存储邮件的,只是用来接受新邮件的,在你的邮件程序中创建文件夹来存储邮件,文件夹的名字要和你平时工作时候使用的文件夹一致。

4. 修改邮件的标题来概括其内容

你可以很容易就能够找到一些需要修改标题的电子邮件,例如:如果你收到一封标题是“更新”的邮件,要你给某人发送一个更新,你就应该更改标题为“送给张三的产品,更新于05年8月29日”,这一功能在大多数电子邮件程序里都有。

5. 限制处理邮件的次数,控制在每天2至3次

这样,你就可以更加专注、更有创造性、精神更为集中。

6. 做为一般的规则,将处理电子邮件做为一项独立的任务来完成

例外情况:如果你可以在一两分钟内回复或转发电子邮件,那么就立即处理,然后将邮件删除。否则,就等待以后的工作时间来处理。

7. 将电子邮件以接收日期的方式排序

换句话说,你要保证你的收件箱中最新的邮件总是位于顶部。

8. 清空收件箱的五个步骤。以下是详细步骤:

扫描所有的电子邮件,删除其中的垃圾邮件。一般的信箱可以过滤大部分垃圾邮件,但是无法过滤所有的垃圾邮件,你要学会如何识别垃圾邮件,这样你就可以不用浪费时间打开邮件或者感染病毒。

扫描所有电子邮件,并删除垃圾邮件。虽然难以自动过滤掉所有垃圾邮件,但你可以学习如何认出垃圾邮件,这样你就不必浪费时间大可它。这些垃圾邮件的统统特性包括:发信人地址是一串随即的数字,主题有6个空格然后是数字,主题以三个感叹号结束。

检查剩余的电子邮件,从后往前按重要性排序。阅读“高优先级”的邮件并将其放到“to do”的邮件夹中,接下来扫描“公报”及“新闻”邮件。

如果一封电子邮件包含的内容你打算稍后作为参考,那么:

a)将其拖曳到适当的电子邮件文件夹,或

b)打印邮件,删除邮件,将文档存档。

如果一封电子邮件要你进行操作:

a)在日历上记录你的操作,然后

b)删除邮件或者将其存档以供日后参考。

如果检查完这封电子邮件后,你确定其在将来没有什么价值,那么就删除它。

你接收到的电子邮件不可能越来越少,事实上,很多业内的专家都说电子邮件的负载已经降低了生产力,那么尝试上面的这些小技巧,看看能不能让你的电子邮件少起来。

英文原文:Tips to Manage Incoming E-mail

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