如何安排优先顺序,缓解工作压力!

2020年5月24日14:44:37 发表评论

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你是不是时常一个人要处理几十件事情?你是不是经常忙到吐血还没有办法达到老板的预期?无法完成自已的目标?如果是的话那你一定得好好看看这篇文章。

第一次意识到要管理自已的时间,是刚升任工程师时。那时开始进入管理层负责整个部门。每天除了把自已的事情做好,还需要管理整个部门的事务。也是在那时我第一次感觉到不管怎么努力,都有做不完的事情。

第一次感受到面对一堆事情时的无力感,失去处理它们的动力。最糟糕的是因为每天的事情都做不完,我的脾气开始失控制。这次的经历直接影响了我的再次晋升,我没有通过管理层的考验。

也是在有了这种经历后,我开始重视自已的效率与时间管理。在同时外理十几个项目的时候,开始意识到正确规划优先顺序的重要性。在学习如何规划优先顺序的方法上,我首推Stephen Covey在高效能人士的七个习惯中提及的 “紧急重要4象限分类法”。

如何安排优先顺序,缓解工作压力!

重要紧急4象限

Stephen Covey把事情的轻重缓急分为四个等级,把这套系统称为第四代时间管理体系,与前几代观念不同之处在于,它主张关键不在于管理时间,而在于个人管理。要运用这套理论首先要搞清楚对于自已来说,重要与紧急的定义这也是大多数人面对的问题。

紧急性的定义:紧急比较容易,那些已经到最后关头必须要完成的事情!或者是突发事件但又推托不了的事!

重要性的定义:对于重要性的定义就因人而异了,有些人可能是事业型,所以他把工作上的事情定位得高于一切。有些人是家庭型,他可能把家庭的事情定位得更高。这需要你做下来思考一下自已到底是如何定位的。如果很犹豫的话就先把不同的领域事情分开来。你可以只用这套系统来管理工作事务。下班后完全不管工作上的事情(理想状态)。或建立另一个系统来管理个人生活事务,这样就不会纠结了。

但切忌,重要性往往和你的目标有关的,如果你有明确的目标,能帮助你完成目标的事情就会显得更重要。这也是为什么在学习安排优先次序之前一定要先了解自已的目标!

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一、重要且紧急的事情

扫描一下你的任务清单,看看哪些事情是又重要又紧急的。通常属于这一类的事情都是需要在限定时间内完成的任务。例如:星期一早上要提交的董事会报告;星期天女儿学校开家长会。这类事有明确的期限,而且错过期限可能后果严重。

时常关注这一项的人我们常叫他“救火队长”。他们总是游走在不同的危机之中,生命中永远都有下一个迫在眉睫的事情等着他。这种人一般都是把内裤穿在外面(超人)。如果你时常把你的注意力放在这个象限,你可能有效率,但你会过得非常压力。

二、重要但不紧急的事情

通常属于这一类的事情往往和你的目标有关系,但确没有一个明确的期限。这类事都属于一些长期的计划。例如:安排和家人的一次旅行;筹备未来一年的学习计划等等;筹备明年部门的发展计划。

三、紧急但不重要的事情

这一类的事情是最烦人的,他们很紧急但往往是在浪费我们的时间。和我们的目标关系非常小。你会非常忙,但确是盲目的忙。这就是我前面提到的,工作很努力但永远不在重点上,得不到老板的赏识与器重。生活忙碌但也不在重点了,十年如一日毫无进展。

四、不紧急且不重要的事情

这一类的事情就不用提了,一般都是一个琐事。看电影,玩facebook等等

我们应该把时间放在哪个象限?

很多人都会认为我们应该把时间放在第一个象限“重要且紧急”。但更好的选择应该是第二个象限“重要但不紧急”。如果你仔细观察自已列出来的清单,你会发现通常放在第二象限的都是计划,梦想之类的东西。如果你一直关注重要紧急的事情,你永远只会是“救火队长”。但当你把火扑灭的同时,强迫自已分出一些时间来关注第二象限的事情,提前做计划,提前做预防。你会发现做第二象限的事情会带来“杠杆效应”

如何安排优先顺序,缓解工作压力!

随着预先计划的增加,你会发现突发状况会慢慢减少。你可以花更多的时间在计划与预防,从而避免你一直有完成不了的任务,每天都在赶最后期限。这也是大部份无法好好管理时间的人碰到的问题,他们总是认为他们已经忙到没有时间去做计划了。
面对那些紧急但不重要的事情,你一定要学会说“不”。不要让它们来干扰你,如果可以的话交给他人去做。可能有更适合做这些事的人。对你不重要或没意义的事情,可能在别人眼里不一样。

如何安排优先顺序,缓解工作压力!

下面分享下我是具体怎么走出忙碌危机的

第一步、先和老板确定了重要和紧急的标准,让老板告诉你他注重的是什么?公司的目标是什么?你的部门在公司的目标上能做到什么?跟据公司的方向和目标,再结合自已的一些计划和想法去给事情排序。

第二步、把所有要处理的事情写在一张纸上,然后跟据前面定义的标准来分类。我总共分了三类,重要紧急分一类,重要不紧急分第二类,其它分第三类。而且我给自已设了一个限制,我的第一类事情不可以超过5个,第二类事情不可以超过10个,第三类随便。分完我才发现我为什么这么忙,因为我常常花很多时间在外理第三类事情。

从那时开始,我处理事情的态度也完全改变了。我不认为把工作做完就是好员工,事情永远是做不完的。我要做的是把有效益的事情完成而且还要做好,结果比过程更重要。

第三步、根据当时的工作情况分配我的时间,早上最有精力的时间我全部用来处理第一类事情,下午分配一段时间做第二类事。一些空档时间用来处理第三类事情。

我开始不让别人打断我的工作,那个时候我还有负责机器的故障处理,由于我是公司经验最丰富的,所以每当有问题别人都会叫我。后来分清历害关系后,除非是大事故我才会破坏自已的规定去处理。

第四步、每天下班前花30分钟总结规划明天的工作。忙起来的时候很容易忽略计划,但我觉得往往这30分钟的总结能提升80%的效率。人是需要停下来回顾思考总结才会有进步。

收获:

只是单纯的改变了一下观念和处理事情的先后顺序,我从公司最忙的人变成最闲的人了,为什么?

我开始关注重要但不紧急的事情,这些事情往往现在做了会减少未来出现的一大堆问题。刚开始会比以前还要忙一些。因为又要做紧急重要,又要做重要不紧急,但慢慢发现紧急重要的事情开始变少,更多事情可以提前安排与预防。

当没有一堆紧急的事要去处理的时候,我发现人就开始变得轻松。这个时候不是事情在推动我,而是我在计划推动事情的发展。

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